INPLO / Custom Logistics Platform by Pentacomp
Materiał informacyjny dla firm produkcyjnych, dystrybucyjnych i magazynowych.
Budowa dedykowanej platformy logistycznej nie musi oznaczać ryzykownego projektu „od zera”. Jeżeli proces jest dobrze prowadzony, organizacja może zrealizować projekt przechodząc kolejno poprzez etapy dialogu konkurencyjnego a potem wytwórczy. Etap dialogu konkurencyjnego składa się z analizy wysokopoziomowej, opracowania koncepcji rozwiązania, przygotowania makiet oraz PoC, przygotowanie oferty biznesowo-finansowej, podpisanie Umowy wdrożeniowej. Etap wytwórczy sprowadzać się będzie to przeprowadzenia analizy szczegółowej, implementacji, testów, wdrożenia oraz dalszego rozwoju systemu. Ten materiał pokazuje, jak wygląda taka ścieżka w szczegółach i kiedy przynosi wartość biznesową w firmach produkcyjnych, dystrybucyjnych oraz magazynowych.
W tym materiale:
1. Dlaczego gotowy system nie zawsze wystarcza?
2. Kiedy warto rozważyć platformę szytą na miarę?
3. Co zrobimy w ramach etapu dialogu konkurencyjnego
4. Jakie elementy zawiera Etap realizacji
5. Checklista decyzyjna
6. Podsumowanie i CTA
Dlaczego gotowy system nie zawsze wystarcza?
Gotowe systemy klasy TMS, WMS albo standardowe moduły awizacji mogą być dobrym wyborem, gdy procesy logistyczne są stosunkowo proste i zbliżone do rynkowego standardu. Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja musi dopasować własną pracę do narzuconego modelu systemu.
Dedykowana platforma logistyczna działa odwrotnie. Najpierw analizowane się procesy, role użytkowników, ograniczenia operacyjne i wymagania integracyjne. Dopiero później projektujektowane jest rozwiązanie technologiczne. Warto rozważyć takie podejście gdy firma mierzy się z problemami takimi jak:
- zbyt sztywny model obsługi dostaw w gotowym systemie,
- brak obsługi niestandardowych wyjątków,
- kosztowne albo ograniczone integracje,
- nadmiar funkcji przy jednoczesnym braku funkcji kluczowych,
- konieczność zmiany procesu pod system, a nie systemu pod proces.
Kiedy warto rozważyć platformę szytą na miarę?
Dedykowane rozwiązanie ma największy sens tam, gdzie logistyka jest istotnym elementem codziennej działalności i i bezpośrednio wpływa na codzienną efektywność operacyjną, szczególnie, gdy organizacja obsługuje:
- dużą liczbę dostaw przychodzących lub wychodzących,
- wielu przewoźników, dostawców, magazynów lub lokalizacji,
- procesy awizacji i zarządzania oknami czasowymi,
- problemy z wykorzystaniem ramp, bram lub placu,
- integracje z ERP, WMS, TMS lub systemem wagowym,
- potrzebę bieżącego monitorowania dostaw i historii działań,
- potrzebę raportowania operacyjnego i menedżerskiego.
Etap dialogu konkurencyjnego
Wysokopoziomowa analiza potrzeb
Analiza jest fundamentem całego projektu. Jej celem nie jest wyłącznie spisanie funkcji, ale zrozumienie, jak organizacja rzeczywiście pracuje.
Na tym etapie przygotowana zostanie wysokopoziomowa analiza potrzeb klienta po przeprowadzeniu spotkań lub/i wypełnieniu formularza analitycznego przygotowanego przez Pentacomp. Dzięki temu możliwe jest określenie kluczowych założeń realizacyjnych, doprecyzowanie obecnego procesu oraz identyfikacja systemów zewnętrznych, z którymi platforma powinna się zintegrować.
Efektem analizy jest wiedza m.in. o tym:
- jak dziś wygląda proces od zgłoszenia do zakończenia dostawy,
- kto uczestniczy w procesie i jakie ma decyzje,
- gdzie powstają opóźnienia lub konflikty,
- które działania są wykonywane ręcznie,
- jakie systemy powinny wymieniać dane z platformą,
- które KPI mają znaczenie dla operacji i zarządzania.
Wysokopoziomowa koncepcja rozwiązania
Kolejnym krokiem jest przygotowanie koncepcji, któraprzekłada potrzeby biznesowe na techniczne aspekty funkcjonowania systemu. Dobra koncepcja nie powinna nie ograniczać się do listy funkcjonalności. Powinna pokazywać, jak użytkownicy będą pracować z platformą, jakie procesy zostaną obsłużone oraz w jaki sposób rozwiązanie połączy się z istniejącym środowiskiem IT.
W ramach koncepcji określane są m.in:
- główne procesy obsługiwane przez platformę,
- wymagane integracje z systemami zewnętrznymi,
- zarys technologiczny i wykorzystanie zasób.
Ważna zasada Nie warto automatyzować chaosu. Jeśli obecny proces jest zbyt skomplikowany, koncepcja powinna go uprościć, a nie tylko przenieść do aplikacji.
Makiety interfejsu graficznego
Makiety ułatwiają także wspólne podejmowanie decyzji dotyczących priorytetów funkcjonalnych i zakresu pierwszego wdrożenia.
- formularz awizacji,
- kalendarz okien czasowych,
- lista dostaw i statusów,
- panel logistyki, magazynu, ochrony lub przewoźnika,
- widok przypisania rampy,
- dashboard KPI,
- ekran szczegółów transportu.
Makiety ułatwiają także wspólne podejmowanie decyzji dotyczących priorytetów funkcjonalnych i zakresu pierwszego wdrożenia.
Prototyp lub PoC
PoC, czyli Proof Of Concept , pozwala zweryfikować najważniejsze założenia projektu w ograniczonym zakresie. Jego zadaniem jest weryfikacja czy proponowany model przynosi wartość biznesową, odpowiada na kluczowe potrzeby organizacji i uwzględnia najważniejsze czynniki operacyjne. PoC pozwala ograniczyć ryzyko przed rozpoczęciem pełnej realizacji oraz daje klientowi możliwość sprawdzenia rozwiązania w praktyce.
Oferta biznesowo-finansowa
Po przedstawieniu koncepcji przygotowana zostanie oferta biznesowo-finansowa, która zawierać będzie:
- koncepcję biznesową,
- koncepcję techniczną,
- harmonogram prac,
- wykorzystanie zasobów ludzkich do realizacji projektu,
- koncepcję utrzymania i rozwoju systemu,
- ofertę finansową.
Etap realizacyjny
Analiza szczegółowa, implementacja, wdrożenie, utrzymanie i rozwój
W trakcie etapu realizacyjnego przygotowany zostanie system zgodnie z opracowaną wcześniej wysokopoziomową analizą potrzeb uszczegółowioną w trakcie tego etapu. Wykonane zostanie dostosowanie implementacyjne do potrzeb klienta, przeprowadzone zostaną testy oraz wdrożenie systemu u klienta. Po etapie stabilizacji rozwiązania system przejdzie w tryb usługi utrzymania i poprawy błędów oraz rozwoju w oparciu o dodatkowe potrzeby klienta.
Checklista decyzyjna
O budowie dedykowanej platformy logistycznej warto pomyśleć, jeśli na co najmniej kilka z poniższych pytań odpowiedź brzmi „tak”:
- czy proces jest obsługiwany mailami, telefonami lub arkuszami?
- czy trudno uzyskać aktualny status dostawy?
- czy występują konflikty w oknach czasowych?
- czy rampy są wykorzystywane nierównomiernie?
- czy brakuje danych do oceny efektywności?
- czy gotowe rozwiązania wymuszają zbyt wiele kompromisów?
- czy system powinien być rozwijany etapami?
Podsumowanie
Platforma logistyczna szyta na miarę daje największą wartość wtedy, gdy procesy organizacji są złożone, specyficzne i wymagają większej kontroli niż oferują standardowe narzędzia.
Dobrze przeprowadzony projekt pozwala przejść od analizy rzeczywistych potrzeb, przez koncepcję i prototyp, aż po wdrożenie rozwiązania, które wspiera codzienną pracę logistyki, magazynu, transportu i zarządzania.
Chcesz sprawdzić, jak mogłaby wyglądać dedykowana platforma logistyczna w Twojej organizacji? Porozmawiajmy o Twoim procesie dostaw, awizacji, transportu i obsługi magazynu.